Como preparar seu centro de distribuição para as épocas de pico do comércio eletrônico

Por Mark Sibley

Os consumidores estão cada vez mais fazendo todas as compras de fim de ano on-line. Somente nos Estados Unidos, os gastos com e-commerce de fim de ano em 2019 aumentarão 13,2%, para 135,35 bilhões de dólares. Isso é mais de três vezes a taxa de crescimento total dos gastos no varejo. Tradicionalmente, a temporada de fim de ano dura aproximadamente um mês, definida nos EUA como o período entre o Dia de Ação de Graças (a quarta quinta-feira de novembro) e o Natal.

No entanto, a temporada de pico do e-commerce não se resume apenas a entregar presentes de Natal no prazo. Com cerca de 40% das vendas de e-commerce sendo devolvidas, a temporada de pico se estendeu até janeiro. Combinado com a globalização dos feriados regionais, os distribuidores podem estar olhando para uma roda anual de várias temporadas de pico.

A enorme erupção de remessas durante períodos de tempo relativamente curtos é um desafio para os distribuidores, por vários motivos: 1) Os sistemas e equipamentos são sobrecarregados, aumentando o risco de avaria no horário de pico; e 2) A necessidade de pessoal adicional é frequentemente acomodada com pessoal temporário, que não tem o mesmo nível de treinamento e experiência para lidar com situações críticas.

Escolher o nível de capacidade do seu sistema de separação é uma decisão relativamente permanente; aumentar ou diminuir a escala dos sistemas de separação não é feito da noite para o dia. Como tal, os níveis de atividade flutuantes na distribuição ao longo do ano dificultam a decisão sobre o escopo de um sistema de separação. Você deve projetar um sistema de separação de e-commerce com base nos níveis de atividade regulares, com o risco de trabalhar bem acima da capacidade durante a temporada de pico? Ou optar por um sistema com maior capacidade para acomodar facilmente os horários de pico, com o risco de pagar por excesso de capacidade?

Para encontrar o equilíbrio certo, recomendamos que você considere as dicas abaixo em combinação com a projeção do seu sistema de separação com base na combinação de encomendas.

Leia mais sobre o planejamento da capacidade: “Como acertar a combinação de encomendas para o seu centro de distribuição?”

Dicas para a preparação da temporada de pico do e-commerce

A preparação adequada para o horário de pico é fundamental para lidar com as interrupções sazonais no e-commerce, enquanto se mantém o nível de serviço que seus clientes esperam. As dicas a seguir são baseadas em “Como lidar com os feriados com um plano de temporada de pico”, de Mark Sibley, Vice-Presidente de Customer Support da BEUMER Corporation.

1. Planeje com o lead time adequado

Comece com três a cinco meses de antecedência para identificar, documentar e analisar áreas de risco potencial. Um lead time amplo também é necessário para implementar, testar e avaliar novos processos. Seu plano de temporada de pico deve cobrir os principais sistemas, pessoal, manutenção e processos operacionais.

2. Use dados históricos

Um plano para o futuro sempre se beneficia de uma olhada no passado. Examinar e avaliar seus registros de manutenção e operacionais ajudará você a identificar problemas sistêmicos ou áreas de preocupação anteriores. Saber onde ocorreram gargalos no passado ajudará você a desenvolver um plano de ação eficaz.

Documentar e rastrear os eventos diários agora ajudará você a identificar áreas de vulnerabilidade durante o planejamento da temporada de pico. Você deve capturar dados sobre falhas de equipamentos, desligamentos não programados em transportadores ou equipamentos de separação, interrupções no fluxo de pedidos, bem como reduções nos níveis de serviço e throughput. Com a documentação regular e apenas uma revisão de meia hora desses diagnósticos, você pode economizar quatro horas de downtime durante a temporada de pico.

“Com a documentação regular e apenas uma revisão de meia hora desses diagnósticos, você pode economizar quatro horas de downtime durante a temporada de pico.”

3. Simule com testes de carga de pico

Testar o equipamento sob estresse é uma forma eficaz de simular condições de alta demanda. Uma prática recomendada é realizar o teste de quatro a seis semanas antes do início da temporada. Uma forma de testar inclui reter até metade do throughput normal de um dia e, em seguida, enviar tudo durante um período comprimido de três a quatro horas para replicar o volume de pico e as condições operacionais.

Qualquer tipo de teste de sistema requer observar e documentar os resultados em preparação para a melhoria do processo e treinamento. Como tal, os observadores devem ser instruídos sobre o que observar e como capturar informações. Por exemplo, se você tiver uma taxa maior de “não leituras” na indução de separação, você pode avaliar se os operadores estão posicionando o produto incorretamente ou se a qualidade das etiquetas foi comprometida.

Leia mais sobre como lidar com encomendas não lidas.

4. Confie na manutenção preventiva

Sistemas de alta tecnologia e alto desempenho operam melhor com programas de manutenção preventiva que seguem as recomendações do fabricante.

A manutenção preventiva pode ser comparada a um check-up físico anual. Os técnicos realizam essas tarefas de manutenção quando tudo ainda está funcionando bem para evitar futuras avarias ou problemas de manutenção de emergência (Fonte). Para a manutenção de sistemas de separação, as recomendações geralmente são baseadas no número de horas de operação.

Como parte da sua captura regular de dados sobre a condição do equipamento, bem como em relação aos testes de estresse, você deve inspecionar os componentes que são particularmente vulneráveis ao desgaste durante a temporada de pico, incluindo cabeamento, sensores fotoelétricos e sensores, e motores e alinhamentos de correias.

Consulte seus fornecedores de sistemas e peças de reposição em relação ao aumento dos intervalos de manutenção. Eles também podem fornecer treinamento de atualização para o pessoal de manutenção sobre solução de problemas e repair imediato.

5. Elabore um plano de resposta a emergências

Com um plano de manutenção preventiva em vigor, também é importante revisar seu plano de manutenção de emergência para garantir que você tenha a experiência, os parceiros e as peças necessárias para lidar com o aumento das horas de operação e as condições de vários turnos da temporada de pico. Como parte do plano de resposta a emergências, identifique os principais equipamentos que podem interromper as operações caso fiquem offline.

6. Colabore com a TI

As operações de CEP hoje são orientadas por TI e, como tal, o suporte de TI 24 horas por dia, 7 dias por semana é fundamental. Você deve ter um processo de resposta de TI em vigor, incluindo como, quando e quem contatar em caso de falha do sistema.

Certifique-se de que sua equipe de TI no local tenha o treinamento e o nível de especialização adequados para solucionar problemas e gerenciar possíveis problemas de TI. E certifique-se de que eles tenham acesso ao suporte técnico de seus parceiros de equipamentos para assistência remota, se necessário.

7. Invista em peças de reposição

Seu plano de manutenção e resposta da temporada de pico ajudará você a identificar quais peças de reposição você e seus parceiros de equipamentos devem ter prontamente disponíveis para repairs rápidos. Sempre verifique seu inventário de peças de reposição antes da temporada de pico.

8. Garanta pessoal e treinamento adequados

Nenhum plano de temporada de pico está completo sem um componente de força de trabalho. O plano deve exigir níveis de pessoal suficientes para todos os turnos, incluindo associados de produção, pessoal de supervisão, equipes de manutenção, recursos de TI e membros da equipe de nível gerencial que podem ser necessários para ajudar a coordenar e resolver problemas complexos ou definir prioridades. Além disso, o plano deve incluir treinamento de atualização para o pessoal de supervisão e treinamento suficiente para operadores temporários.

9. Considere atualizações e/ou reformas do sistema

A baixa temporada também é o momento para uma consultoria para ver se o sistema e as operações podem se beneficiar de uma atualização, reforma ou outros tipos de renovação de componentes ou equipamentos de interface. Uma modernização do sistema ou equipamento vale a pena considerar para apoiar as operações futuras e, ao fazê-lo, impulsionar seus negócios para o futuro. Essas substituições geralmente exigem um alto grau de planejamento de risco, e todas as partes interessadas devem planejar cuidadosamente o projeto para evitar interrupções desnecessárias nas operações diárias.

Obtenha a visão geral completa: Leia nosso guia de logística de e-commerce para distribuidores de encomendas.

Conclusão

Assim como você não esperaria até o último minuto para preparar uma reunião de fim de ano para toda a família, você não deve adiar a preparação do seu centro de distribuição de CEP para a temporada de pico.

O planejamento oportuno, que envolve profissionais de operações e manutenção, pode incluir: consultar dados de temporadas de fim de ano anteriores, executar simulações, executar programas de manutenção preventiva, elaborar um plano de resposta a emergências, garantir pessoal e treinamento adequados e muito mais.

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