Cada vez mais remessas estão sendo processadas em todo o mundo em velocidades vertiginosas. Mas nem todas as encomendas são etiquetadas suficientemente com códigos de barras e dados, e o aumento de encomendas ilegíveis ou não solucionáveis pode fazer com que uma distribuição eficiente fique congestionada.
Aviso: Este texto foi originalmente escrito em inglês e traduzido com recurso a inteligência artificial.
Por Jan Schroeder
Os distribuidores de encomendas estão a vivenciar um aumento sem precedentes de remessas problemáticas que chegam aos seus centros de distribuição. Uma questão em particular está se tornando mais pronunciada: a questão das “encomendas não solucionáveis”. Embora comumente referida como “não lidas”, este termo cobre apenas parcialmente a questão das encomendas não solucionáveis, que podem incluir encomendas com códigos de barras ausentes, danificados ou inválidos. No final deste artigo, você terá uma melhor compreensão do que faz com que uma encomenda não possa ser processada; é realmente por causa de um problema de não leitura ou é outra coisa?
Para manter a competitividade em um setor acelerado, os centros de distribuição precisam manter-se dentro do cronograma. Mas quando itens “não lidos” ou não solucionáveis entram nas operações bem ajustadas de um circuito de separação, eles podem causar interrupções repentinas e, no pior dos casos, uma perda de lucro para as empresas de CEP.
O setor de CEP geralmente distingue as encomendas por serem ou não automaticamente separadas; itens bons versus itens ruins.
Um “item bom” flui através da separação, de porta em porta, com apenas dois toques manuais: No sistema de separação e no caminhão de entrega. O que acontece entre eles é tratado automaticamente. Nestes casos, as encomendas contêm informações claras sobre de onde vêm, para onde vão e como vão para lá. Quando os fluxos automatizados são interrompidos, geralmente é porque os sistemas de separação não conseguem encontrar essas informações, fazendo com que a encomenda não seja solucionável.
Os distribuidores tendem a pensar em “não lidas” como uma categoria de encomendas, mas na realidade uma encomenda pode ser sinalizada como tal por vários motivos:
Embora a maioria dos distribuidores esteja ciente dos desafios relacionados aos problemas 1 e 2, são realmente os problemas de encomendas não solucionáveis (3 e 4) que são mais perturbadores para as operações de CEP. Em outras palavras, só porque um código de barras parece legível, não é uma garantia para a separação automatizada. Limitar a ocorrência de encomendas não solucionáveis é fundamental para reduzir custos. Como tal, é importante reconhecer que uma encomenda “não lida” pode, de fato, ser legível, mas não solucionável.
Existem pelo menos três tendências de comércio eletrônico em particular que fazem com que o número de encomendas ilegíveis cresça: mais encomendas de consumidor para consumidor, mais produtos devolvidos e o surgimento de mais varejistas eletrônicos globais com diferentes padrões para como etiquetar as remessas.
Cada vez mais, as remessas de encomendas estão acontecendo através de fronteiras regionais. No mundo globalizado do comércio eletrônico, os consumidores estão há algum tempo acostumados a comprar produtos de varejistas eletrônicos globais, tanto dentro quanto fora de sua região de residência. Os padrões para embalagem, embrulho e etiquetagem de encomendas variam significativamente entre os varejistas eletrônicos – enquanto os padrões para gerenciamento de dados de encomendas variam entre os distribuidores de CEP.
Isso raramente acontece.
Você recebeu a mensagem de erro: a etiqueta de código de barras neste pacote estava ilegível? Etiquetas impressas em casa podem ser problemáticas por razões que não são necessariamente visíveis ao olho humano. Mas um scanner de código de barras de alta velocidade vê tudo e pode ter problemas para ler essas etiquetas impressas em casa como códigos de barras adequados.
O envio de consumidor para consumidor representa o envio entre residências particulares. Isso é possibilitado pelo surgimento de vários mercados peer-to-peer online e plataformas de revenda. O envio C2C é um desafio para os provedores de CEP porque as etiquetas de encomendas são frequentemente impressas em casa em impressoras pessoais.
As não leituras também podem ocorrer porque os provedores de serviços manuseiam os itens de maneiras que danificam os códigos de barras ou se a equipe nos pontos de entrega de encomendas não estiver garantindo a etiquetagem correta.
Muito frequentemente, um problema de dados ocorre porque o remetente não seguiu as convenções do distribuidor para como as informações são estruturadas em um código de barras. Esta questão é ampliada pelo fato de que não existe um padrão universal para gerenciamento de dados no envio de encomendas. Alguns serviços postais desenvolveram um padrão compartilhado, mas não há consenso geral em níveis domésticos ou globais.
Um problema comum experimentado pelos provedores de CEP são as etiquetas de código de barras com dados ausentes. Normalmente, nestes casos, a etiqueta parece boa e está fisicamente em bom estado, mas o código de barras não contém nenhum dado sobre para onde a encomenda está indo, por exemplo, ou o código de barras contém um número de rastreamento que não pode ser encontrado no banco de dados usado pelo sistema de separação.
Quando as encomendas estão faltando dados, também pode ser causado por varejistas eletrônicos que usam sistemas de TI proprietários ou de nicho, que não se integram bem com sistemas mais estabelecidos. Isso significa que eles não podem traduzir as entradas de dados uns dos outros – ou mesmo trocar dados.
Como com etiquetas impressas em casa de qualidade inadequada, dados ausentes são um problema recorrente para encomendas vindas de varejistas eletrônicos menores e de nicho que não têm o equipamento ou know-how necessário para etiquetar encomendas corretamente.
Em média, 5% das encomendas que entram nos hubs não vêm com dados suficientes. Para um centro de distribuição que lida com um grande número de encomendas importadas de fora da Europa, por exemplo, este número será frequentemente maior. Em suma, sem dados de separação, um código de barras é inútil – e a encomenda não será aceita para separação automatizada.
Em operações de encomendas com separação automatizada, mais de 99% das encomendas com etiquetas válidas são lidas. Isso é bastante impressionante considerando que as encomendas frequentemente fluem a até três metros por segundo – ou 11 quilômetros por hora.
Quando uma etiqueta de encomenda foi lida pelo scanner, o sistema de separação sabe onde no item o código de barras está colocado, em que condição o código de barras está e, claro, quais dados o código de barras contém.
Com a alta velocidade da distribuição de encomendas de hoje em mente, encomendas não solucionáveis podem facilmente entupir os sistemas de separação e causar um atraso na separação.
Sempre que uma encomenda não pode ser separada com base no código de barras, o item é desviado do sistema automatizado para ser manuseado por operadores que precisam codificar o item manualmente. Um operador humano terá que processar a encomenda e reintroduzi-la no sistema de separação – o processo exato que você está tentando evitar se investiu na separação automatizada. Como um não solucionável processado terá que ser reintroduzido no sistema, cada não solucionável requer pelo menos o dobro do processamento que os itens processados automaticamente.
“Cada não solucionável requer pelo menos o dobro do processamento que os itens processados automaticamente.”
Em extensão do acima, quanto mais encomendas não solucionáveis precisam de manuseio, mais dependente você se torna do trabalho manual. E, como tal, mais mão de obra é necessária. Normalmente, os operadores necessários para a tarefa de transformar um não solucionável em uma “boa leitura” são mais caros, pois devem ter um certo nível de treinamento e ser qualificados até um certo nível em processamento de dados e gerenciamento de dados.
Manusear encomendas não solucionáveis requer espaço, que é um recurso escasso e muito caro em centros de distribuição com layouts de piso cuidadosamente otimizados para reduzir caminhos de “desperdício”. O espaço adicional vai para:
Transformar encomendas não solucionáveis em itens processáveis é uma tarefa de escritório, pois geralmente envolve gerenciamento de dados. Ter uma estação de trabalho em um ambiente de produção apresenta alguns desafios, tanto de uma perspectiva de custo quanto em termos de eficiência do processo.
Leia mais: “Como melhorar o ambiente de trabalho em centros de distribuição com design ergonômico”.
As interrupções descritas acima para ambos os sistemas e processos de trabalho desencadeiam efeitos em cascata na distribuição de encomendas:
Se o seu centro de distribuição tem capacidade de rendimento fixa, ele será comprometido, porque a área de indução precisa processar cada encomenda não solucionável pelo menos duas vezes, resultando assim em um atraso na separação.
O manuseio manual interrompe as operações e pode desencadear uma reação em cadeia: A encomenda permanece no sistema de separação do hub por mais tempo do que o esperado, os caminhões de entrega são atrasados e a encomenda não chega ao seu destino a tempo. Por exemplo, se um caminhão de longa distância deixa uma grande cidade apenas uma hora mais tarde do que o planejado, ele corre o risco de encontrar tráfego de hora do rush, bagunçando o cronograma de descanso planejado e, como resultado, chegando ao seu destino a 3.000 km de distância, até meio dia mais tarde.
Em um mercado onde a confiabilidade é tudo, tal atraso é catastrófico para os provedores de CEP: O atraso pode crescer como uma bola de neve e interromper as operações ao longo da linha de distribuição.
Mão de obra e instalações adicionais são os impulsionadores de custo óbvios para manusear encomendas não solucionáveis na distribuição. Outra razão, menos evidente, é como essas encomendas são manuseadas: Se os dados de uma encomenda contêm instruções pouco claras sobre o serviço de entrega atribuído a ela — serviço de 2 dias versus serviço noturno, por exemplo — os operadores de CEP com mentalidade de serviço normalmente optarão pelo serviço melhor e mais caro para reduzir o risco de reclamações. Se a atualização do serviço for injustificada, então o provedor de CEP perdeu dinheiro. Em suma, manusear encomendas não solucionáveis é tipicamente às custas do operador de CEP – não de seus clientes.
“Manusear encomendas não solucionáveis é tipicamente às custas do operador de CEP – não de seus clientes.”
encomendas não solucionáveis nem sempre estão passando pelo retrabalho necessário. Em alguns casos, depois de ser pego manualmente, o operador pode simplesmente olhar para a etiqueta da encomenda, por exemplo, o código postal de destino, e trazê-lo para o portão correto para entrega. Como consequência, a encomenda fica ‘sob o radar’ e não é devidamente rastreada. Embora seja diligência devida do lado do operador, esta ação pode causar problemas sempre que os distribuidores precisam faturar o cliente pelo envio, ou documentar sua jornada. Também não ajuda os operadores a melhorar os processos de manuseio.
Se uma encomenda não solucionável continua para o próximo ponto na rede de distribuição sem retrabalho corretivo da etiqueta, o problema não foi corrigido, foi simplesmente repassado. Então, o próximo hub ou depósito na linha experimentará os mesmos problemas listados acima.
Em geral, existem três áreas que as empresas de CEP podem otimizar para melhorar como lidam com encomendas não solucionáveis. Vamos passar por cada área em mais detalhes abaixo.
Não há uma única tecnologia que resolverá todas as fontes para erros de não leitura, mas quando usadas em combinação, você chegará longe. Diferentes abordagens resolvem diferentes problemas:
A codificação de vídeo pode eliminar a necessidade de manuseio físico de encomendas não solucionáveis. Esta tecnologia captura imagens de encomendas — geralmente de diferentes ângulos — que um operador pode então olhar em uma tela de computador. Desta forma, o operador pode analisar por que o item foi sinalizado como uma não leitura e enriquecer os dados com informações ausentes, por exemplo, código postal, sem ter que pegar fisicamente a encomenda.
Capturar imagens para os operadores analisarem não é nada novo. No entanto, a BEUMER Group está levando este conceito para o próximo nível, integrando lógica de negócios, algoritmos de sistema de separação e o software mais recente para ajudar o operador de tantas maneiras quanto possível.
Um dos benefícios da tecnologia de codificação de vídeo é que a análise pode ser feita remotamente: Como mencionado anteriormente, o enriquecimento de dados é um trabalho de escritório, e o operador VCS pode fazer isso em um espaço de escritório em vez de no chão do centro de distribuição.
O leitor de etiquetas captura uma imagem da etiqueta, e o sistema então analisa o conteúdo da etiqueta usando a tecnologia de optical character recognition (OCR). A abordagem de usar OCR é semelhante ao uso de codificação de vídeo, mas em vez de um operador procurar o código necessário, o sistema usará OCR para procurar as informações.
Se um item não tem dados anexados ao seu código de barras, nem um número de rastreamento, o sistema de separação pode aplicar automaticamente uma nova etiqueta com um número sequencial que então qualifica o item para codificação de vídeo e separação posterior. Esta abordagem não é amplamente utilizada, e requer que o sistema de separação possa ler o endereço na etiqueta existente para produzir uma nova etiqueta. Como com a recodificação, usando vídeo ou OCR, a reetiquetagem automatizada garante que a encomenda não solucionável não seja repassada na linha de distribuição.
Scanners a laser tradicionais têm problemas para ler códigos de barras danificados e param após ler o primeiro código de barras. Scanners baseados em câmera mais inteligentes capturarão imagens de qualquer coisa que possa conter dados úteis, incluindo códigos de barras danificados e adicionais.
Mesmo com códigos de barras de baixa qualidade, especialmente etiquetas impressas em casa, o software de manuseio de imagem inteligente é frequentemente capaz de juntar o que o código de barras pretende parecer para obter dados suficientes para poder processar o item.
Obtenha a visão geral completa: Leia nosso guia de logística de e-commerce para distribuidores de encomendas.
Os distribuidores frequentemente gastam mais tempo descobrindo para onde as encomendas não solucionáveis devem ir, e menos tempo em por que o sistema de separação está sinalizando itens como não leituras. Para otimizar os processos, você precisa destes dados. As encomendas não solucionáveis são causadas por etiquetas danificadas, dados ausentes ou ambos? Isso afetará em qual tecnologia investir, mas também ajudará você a configurar loops de feedback dentro e fora de sua organização.
Insights sobre encomendas não solucionáveis podem ajudar os distribuidores de várias maneiras:
Coletar dados sobre a frequência e as causas de encomendas não solucionáveis pode ajudar os distribuidores a lidar melhor com as encomendas recebidas. Saber, por exemplo, que as solicitações de codificação de vídeo aumentam cada vez que você recebe um item de um distribuidor de revistas ajuda você a planejar horários de trabalho, processos, etc.
Leia mais: “Como acertar a combinação de encomendas para o seu centro de distribuição?”
Se o operador que opera a rampa de não leitura for informado pelo sistema de separação sobre que tipo de dados está faltando em uma encomenda não solucionável, ele ou ela já sabe quais dados procurar e adicionar ao item para que ele seja rapidamente reinduzido para separação automatizada. Se estiver usando codificação de vídeo, o item nem precisa sair do circuito de separação enquanto o operador redigita os dados.
Com análises sobre quais clientes estão causando problemas de não leitura e com que frequência, os distribuidores podem apresentar esses insights aos seus clientes, por exemplo, e-tailers, para encontrar uma solução compartilhada para reduzir o custo por item.
Muitas vezes, é apenas uma questão de os remetentes serem informados da importância dos dados do código de barras seguindo padrões estabelecidos, por exemplo. Afinal, ninguém tem interesse em que as remessas sejam atrasadas ou processadas incorretamente, e os remetentes têm interesse na entrega oportuna ao menor preço possível. Se o problema de encomendas não solucionáveis for recorrente, os distribuidores podem optar por cobrar de seus clientes pelo manuseio adicional ou, no pior dos casos, encerrar a colaboração.
Saiba mais sobre como você pode se beneficiar da análise de dados em seu centro de distribuição.
As encomendas não solucionáveis são uma grande dor de cabeça para os centros de distribuição, pois interrompem o fluxo “lights out” da separação automatizada. Elas exigem mão de obra e instalações adicionais, pois o processamento de encomendas não solucionáveis envolve tanto o manuseio físico no chão de fábrica quanto a re-etiquetagem e o enriquecimento de dados realizados em uma parte da operação semelhante a um escritório. A troca de dados especialmente ruim entre regiões e o surgimento de etiquetas impressas em casa estão dando origem a problemas de não leitura.
As encomendas não solucionáveis diminuem a taxa de transferência, atrasam a produção e causam uma lacuna na documentação e, como resultado, reduzem os lucros para os provedores de CEP. Para lidar melhor com encomendas não solucionáveis, os distribuidores devem investir em melhor tecnologia de digitalização, como codificação de vídeo e optical character recognition, bem como melhorar a coleta de dados e estabelecer loops de feedback, o que pode ajudar os distribuidores a fazer análises preditivas para acomodar as encomendas recebidas. Finalmente, as empresas de CEP podem trabalhar com seus clientes, ou seja, os remetentes, para reduzir a frequência de encomendas não solucionáveis e manter os custos baixos.
As tendências emergentes no e-commerce global tornam cada vez mais difícil saber qual é a solução certa para a triagem automatizada de encomendas.
