Estimar quais e quantas encomendas chegarão à porta do seu centro de distribuição é fundamental para os fornecedores de Courier, Express e Parcel (CEP) que procuram projetar sistemas de triagem à prova de futuro. No entanto, as tendências disruptivas no comércio eletrónico global estão a tornar cada vez mais difícil prever com precisão os volumes e as variações de encomendas.
Aviso: Este texto foi originalmente escrito em inglês e traduzido com recurso a inteligência artificial.
Por Bjarne D. Johansen
Quando um fornecedor de CEP está a planear um novo centro de distribuição – ou a redesenhar um existente – precisa de ter uma ideia quase exata das encomendas recebidas em termos de volume, tamanhos, formatos e destinos. Todos estes fatores compõem a combinação de encomendas de um hub, também conhecida como combinação de produtos.
Existem quatro dimensões para um item enviado: largura, comprimento, profundidade e peso. A combinação de encomendas é calculada conhecendo o mínimo, o máximo e os tamanhos médios das encomendas que chegam ao hub para processamento. A maioria dos distribuidores tem uma indicação bastante boa destes números com base na sua estratégia de negócios geral, mas muitas vezes existe uma lacuna de informação quando se trata da sua divisão de fluxo, ou seja, quantas das encomendas mínimas, máximas e médias são esperadas. Existem várias maneiras de fazer estimativas, às quais voltaremos mais tarde.
A combinação de encomendas é o perfil de um centro de distribuição e determina como ele opera de várias maneiras:
A combinação determina como um distribuidor deve projetar o seu processo de manuseio de encomendas e qual sistema de triagem adquirir. Ao projetar um sistema de triagem automatizado para um distribuidor, um projetista de sistema analisa a divisão de fluxo esperada de encomendas, bem como o volume de diferentes categorias de tamanho, ou seja, pequeno, grande e tamanho ímpar.
A composição dos tipos de embalagens que são enviadas em todo o mundo é, em última análise, determinada pelos retalhistas eletrónicos. São eles que decidem qual embalagem usar para os seus produtos. As empresas de CEP decidem quais encomendas manusear a que preço com base na sua estratégia geral. Ao escolher parceiros de distribuição, os retalhistas eletrónicos optam por distribuidores que tenham um perfil de encomendas correspondente. É bastante comum que os retalhistas eletrónicos escolham distribuidores separados para tipos de encomendas separados. Como tal, a combinação de encomendas muitas vezes determina com quem as empresas de CEP farão e podem fazer negócios.
Em última análise, a combinação de encomendas ajuda os distribuidores a analisar se as suas operações são eficientes. Os tipos de encomendas mais frequentes devem ser os manuseados de forma mais eficaz, ou seja, delegados à triagem automatizada. Para que a sortation capacity de um centro de distribuição seja económica, ela deve corresponder à combinação de encomendas projetada, pois isso afeta o custo por item manuseado – um indicador de negócios fundamental para as empresas de CEP.
A projeção da combinação de encomendas é complicada por pelo menos três fatores principais:
Como a combinação de encomendas é um fator crítico na determinação da viabilidade dos seus modelos de negócios, os fornecedores de CEP enfrentam um paradoxo: Embora esteja a tornar-se cada vez mais difícil projetar a combinação de encomendas, nunca houve tanto em jogo para acertar na previsão.
A maioria dos operadores de CEP tem uma visão geral completa dos dados sobre as encomendas manuseadas a partir do seu software de auditoria ‘legal for trade’. Este software permite que o operador compare o tamanho e o peso de cada encomenda gerados pelo sistema com os dados reais provenientes de balanças eletrónicas e scanners de volume. Este tipo de captura de dados é usado no monitoramento das encomendas individuais, mas também dá uma indicação em tempo real da combinação de encomendas, bem como das mudanças sazonais.
Embora a precisão obtida com um sistema legal for trade seja incrivelmente valiosa para monitorar os negócios de CEP e para verificar a combinação de encomendas, é um equipamento caro. Como tal, requer um certo volume de encomendas para justificar o investimento. No entanto, há um benefício adicional em ter o software legal for trade instalado: Os dados capturados pelo software, incluindo o parcel size e o peso, bem como as imagens da encomenda de todos os seis lados, podem ser usados para outros fins, por exemplo, numa situação de reclamação onde a condição de uma encomenda ao entrar num hub deve ser comprovada.
Se o software legal for trade não estiver disponível para o operador, ele normalmente determinará a sua combinação a partir dos seus acordos com os seus clientes, os retalhistas eletrónicos. Esta abordagem não é completamente precisa, mas dá uma indicação de quais itens está a manusear.
Observe que os contratos atuais não ajudam necessariamente a prever o fluxo de encomendas que vai acontecer após o período coberto pelo contrato em questão. Para fazer isso, os distribuidores precisam de:
É tentador imaginar um único sistema de triagem automatizado que possa manusear todos os itens e várias combinações de encomendas. E embora seja possível projetar tal sistema, as opções mais comuns, na prática, são para os distribuidores optarem por um único sistema que possa triar a maioria das encomendas projetadas, ou uma combinação de dois sistemas que manuseiam diferentes perfis de encomendas. Em qualquer caso, o objetivo é manter a carga de trabalho do manuseio manual no mínimo.
Com uma configuração de dois sistemas, pode atingir quase 100% de triagem automatizada. No entanto, ter sistemas separados para, por exemplo, encomendas pequenas e grandes, respetivamente, requer um certo volume de ambos os tipos para justificar o investimento.
Como estabelecemos, é muito difícil prever os volumes de encomendas com certeza e, como resultado, os distribuidores muitas vezes operam com diferentes cenários possíveis e optam por ter o seu sistema de triagem principal projetado para ter flexibilidade e capacidade de resposta integradas. Desta forma, o sistema de triagem pode operar com diferentes cenários com a possibilidade de expandir e contrair certos projetos para acomodar as mudanças do mercado.
Caso a sua divisão de encomendas não justifique uma configuração de dois sistemas, precisará de projetar o seu sistema de distribuição com base numa configuração de sistema único que possa manusear uma ampla gama de encomendas.
Leia mais: “Como melhorar o ambiente de trabalho nos centros de distribuição com design ergonômico”.
De uma perspetiva técnica, no entanto, a triagem de sistema único para vários tipos de encomendas representa um desafio. Por exemplo, se um sistema precisar de ser capaz de manusear encomendas máximas com um tamanho de 120 x 80 x 60 cm e um peso de 35 kg, bem como encomendas mínimas que são planas, 10 x 10 cm de tamanho e pesam apenas 50 gm, então estará perto de operar nos limites do que é fisicamente possível.
Especificar os recursos de um sistema automatizado para a futura triagem é uma das razões pelas quais é tão importante ter estatísticas de encomendas precisas, seja usando software legal for trade, consultando acordos com clientes, verificando dados ou uma combinação dos três. Usar dados imprecisos pode resultar num sistema de manuseio automatizado com capacidade excessiva ou insuficiente.
“Usar dados imprecisos pode resultar num sistema de manuseio automatizado com capacidade excessiva ou insuficiente.”
Por exemplo, se acha que precisa de um sistema que possa manusear comprimentos de encomendas até 120 cm, mas verifica-se que nunca houve uma encomenda maior que 100 cm no seu centro de distribuição, então pode ter de reconsiderar os requisitos do seu sistema.
Obtenha a visão geral completa: Leia nosso guia de logística de e-commerce para distribuidores de encomendas.
Acertar a combinação de encomendas em termos de planeamento da sua triagem é fundamental para o manuseio lucrativo de encomendas. No final do dia, o custo por item é um indicador de negócios fundamental, e a combinação de encomendas é, em última análise, o que decide se pode atingir uma automação económica.
O nosso conselho é estar muito atento aos detalhes dos seus dados de combinação de encomendas. Mesmo um pequeno lote de encomendas inesperadas e não maquináveis pode colocar a sua sortation capacity em risco se insistir em alimentá-las num sistema automatizado.
Leia mais: “Como lidar com encomendas não lidas?”
Ao projetar um sistema de triagem com base na combinação de encomendas projetada, os operadores de CEP precisam de ter em conta as incertezas descritas neste artigo. Então, os operadores devem considerar o seguinte: Uma configuração simples, que pode manusear a maioria dos tipos de itens, seria suficiente, ou precisaria de uma solução mais otimizada com flexibilidade e capacidade de resposta integradas para acomodar as mudanças do mercado?
Para um distribuidor de encomendas menor, um sistema único que possa manusear mais ou menos todos os tipos de itens pode fazer todo o sentido, pois ainda será uma solução mais eficaz em comparação com o manuseio manual – e virá com igual ou maior qualidade de triagem e captura de dados.
As tendências emergentes no e-commerce global tornam cada vez mais difícil saber qual é a solução certa para a triagem automatizada de encomendas.
