Wie Sie Ihr Verteilzentrum auf die Hochsaison im E-Commerce vorbereiten

Von Mark Sibley

Verbraucher erledigen ihre Weihnachtseinkäufe zunehmend online. Allein in den Vereinigten Staaten werden die E-Commerce-Ausgaben für die Feiertage im Jahr 2019 um 13,2 Prozent auf 135,35 Milliarden US-Dollar steigen. Das ist mehr als das Dreifache des gesamten Wachstums der Einzelhandelsausgaben. Traditionell dauert die Weihnachtszeit etwa einen Monat, in den USA definiert als der Zeitraum zwischen Thanksgiving (dem vierten Donnerstag im November) und Weihnachten.

Bei der E-Commerce-Hochsaison geht es jedoch nicht mehr nur darum, Weihnachtsgeschenke pünktlich zuzustellen. Da etwa 40 Prozent der E-Commerce-Verkäufe zurückgesendet werden, hat sich die Hochsaison bis weit in den Januar hinein verlängert. In Kombination mit der Globalisierung regionaler Feiertage könnten Händler mit einem jährlichen Kreislauf mehrerer Hochsaisonen konfrontiert sein.

Die massive Zunahme der Sendungen in relativ kurzen Zeiträumen stellt die Händler aus mehreren Gründen vor eine Herausforderung: 1) Systeme und Geräte werden überlastet, was das Risiko eines Ausfalls zu Spitzenzeiten erhöht; und 2) Der Bedarf an zusätzlichem Personal wird oft mit Aushilfskräften gedeckt, die nicht über das gleiche Ausbildungsniveau und die gleiche Erfahrung verfügen, um kritische Situationen zu bewältigen.

Die Wahl der Kapazitätsstufe Ihres Sortiersystems ist eine relativ dauerhafte Entscheidung; das Vergrößern oder Verkleinern von Sortiersystemen ist nicht über Nacht möglich. Daher erschweren schwankende Aktivitätsniveaus im Vertrieb während des Jahres die Entscheidung über den Umfang eines Sortiersystems. Sollten Sie ein E-Commerce-Sortiersystem auf der Grundlage regulärer Aktivitätsniveaus entwerfen, mit dem Risiko, während der Hochsaison weit überlastet zu sein? Oder entscheiden Sie sich für ein System mit höherer Kapazität, um Stoßzeiten problemlos zu bewältigen, mit dem Risiko, für Überkapazitäten zu bezahlen?

Um das richtige Gleichgewicht zu finden, empfehlen wir Ihnen, die folgenden Tipps in Kombination mit der Gestaltung Ihres Sortiersystems auf der Grundlage von Paketmixprognosen zu berücksichtigen.

Lesen Sie mehr über Kapazitätsplanung: „Wie Sie den richtigen Paketmix für Ihr Vertriebszentrum erhalten“

Tipps zur Vorbereitung auf die E-Commerce-Hochsaison

Die richtige Vorbereitung auf die Hochsaison ist entscheidend für die Bewältigung saisonaler Störungen im E-Commerce und gleichzeitig für die Einhaltung des Servicelevels, das Ihre Kunden erwarten. Die folgenden Tipps basieren auf „Handling the Holidays with a Peak Season Plan“ von Mark Sibley, Vice President of Customer Support, BEUMER Corporation.

1. Planen Sie mit ausreichend Vorlaufzeit

Beginnen Sie drei bis fünf Monate im Voraus, um Bereiche mit potenziellem Risiko zu identifizieren, zu dokumentieren und zu analysieren. Eine ausreichende Vorlaufzeit ist auch erforderlich, um neue Prozesse zu implementieren, zu testen und zu bewerten. Ihr Plan für die Hochsaison sollte wichtige Systeme, Personal, Wartung und Betriebsprozesse abdecken.

2. Verwenden Sie historische Daten

Ein Plan für die Zukunft profitiert immer von einem Blick in die Vergangenheit. Die Prüfung und Auswertung Ihrer Wartungs- und Betriebsaufzeichnungen hilft Ihnen, systemische Probleme oder frühere Problembereiche zu identifizieren. Wenn Sie wissen, wo es in der Vergangenheit zu Engpässen gekommen ist, können Sie einen effektiven Aktionsplan entwickeln.

Das Dokumentieren und Verfolgen alltäglicher Ereignisse hilft Ihnen jetzt, Bereiche mit Schwachstellen während der Planung für die Hochsaison zu identifizieren. Sie sollten Daten über Geräteausfälle, ungeplante Stillstände in Förderern oder Sortieranlagen, Unterbrechungen im Auftragsfluss sowie Reduzierungen des Servicelevels und des Durchsatzes erfassen. Mit regelmäßiger Dokumentation und nur einer halben Stunde Überprüfung dieser Diagnosen können Sie sich vier Stunden Ausfallzeit während der Hochsaison ersparen.

„Mit regelmäßiger Dokumentation und nur einer halben Stunde Überprüfung dieser Diagnosen können Sie sich vier Stunden Ausfallzeit während der Hochsaison ersparen.“

3. Simulieren Sie mit Spitzenlasttests

Die Belastungsprüfung von Geräten ist eine effektive Möglichkeit, Bedingungen mit hoher Nachfrage zu simulieren. Eine bewährte Methode ist die Durchführung des Tests vier bis sechs Wochen vor Saisonbeginn. Eine Möglichkeit zum Testen besteht darin, bis zu die Hälfte des normalen Tagesdurchsatzes zurückzuhalten und dann alles während eines komprimierten Zeitraums von drei bis vier Stunden zu senden, um das Spitzenvolumen und die Betriebsbedingungen zu replizieren.

Jede Art von Systemtest erfordert die Beobachtung und Dokumentation der Ergebnisse zur Vorbereitung auf Prozessverbesserungen und Schulungen. Daher sollten die Beobachter darin geschult werden, was sie beobachten und wie sie Informationen erfassen sollen. Wenn Sie beispielsweise eine erhöhte Rate von „Nicht gelesen“-Sendungen bei der Sortierinduktion feststellen, können Sie beurteilen, ob die Bediener das Produkt falsch positionieren oder ob die Qualität der Etiketten beeinträchtigt wurde.

Lesen Sie mehr über den Umgang mit nicht lesbaren Paketen.

4. Verlassen Sie sich auf vorbeugende Wartung

High-Tech- und Hochleistungssysteme arbeiten am besten mit vorbeugenden Wartungsprogrammen, die den Empfehlungen des Herstellers folgen.

Vorbeugende Wartung kann mit einer jährlichen ärztlichen Untersuchung verglichen werden. Techniker führen diese Wartungsarbeiten durch, wenn alles noch reibungslos läuft, um zukünftige Ausfälle oder Notfallwartungsprobleme zu vermeiden (Quelle). Bei der Wartung von Sortiersystemen basieren die Empfehlungen in der Regel auf der Anzahl der Betriebsstunden.

Im Rahmen Ihrer regelmäßigen Datenerfassung über den Gerätezustand sowie im Zusammenhang mit Belastungstests sollten Sie Komponenten überprüfen, die während der Hochsaison besonders anfällig für Verschleiß sind, einschließlich Verkabelung, Fotoaugen und Sensoren sowie Motoren und Riemenausrichtungen.

Wenden Sie sich an Ihre System- und Ersatzteillieferanten in Bezug auf erhöhte Wartungsintervalle. Sie können auch Auffrischungsschulungen für das Wartungspersonal zur Fehlerbehebung und schnellen Instandsetzung anbieten.

5. Erstellen Sie einen Notfallplan

Mit einem vorbeugenden Wartungsplan ist es auch wichtig, Ihren Plan für die Notfallwartung zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie über das Fachwissen, die Partner und die Teile verfügen, die erforderlich sind, um die erhöhten Betriebsstunden und die Mehrschichtbedingungen der Hochsaison zu bewältigen. Identifizieren Sie im Rahmen des Notfallplans die wichtigsten Geräte, die den Betrieb zum Erliegen bringen könnten, falls sie offline gehen.

6. Arbeiten Sie mit der IT zusammen

KEP-Betriebe sind heute IT-gesteuert, und daher ist ein IT-Support rund um die Uhr von entscheidender Bedeutung. Sie sollten über einen IT-Reaktionsprozess verfügen, der festlegt, wie, wann und wen Sie im Falle eines Systemausfalls kontaktieren müssen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr IT-Personal vor Ort über die entsprechende Schulung und das entsprechende Fachwissen verfügt, um potenzielle IT-Probleme zu beheben und zu verwalten. Und stellen Sie sicher, dass sie bei Bedarf Zugriff auf den technischen Support Ihrer Gerätepartner für Remote-Unterstützung haben.

7. Investieren Sie in Ersatzteile

Ihr Wartungs- und Reaktionsplan für die Hochsaison hilft Ihnen, festzustellen, welche Ersatzteile Sie und Ihre Gerätepartner für schnelle Instandsetzungen bereithalten sollten. Überprüfen Sie immer Ihren Ersatzteilbestand vor der Hochsaison.

8. Stellen Sie eine angemessene Personalbesetzung und Schulung sicher

Kein Plan für die Hochsaison ist vollständig ohne eine Workforce-Komponente. Der Plan sollte eine ausreichende Personalstärke für alle Schichten vorsehen, einschließlich Produktionsmitarbeiter, Aufsichtspersonal, Wartungsteams, IT-Ressourcen und Teammitglieder auf Managementebene, die möglicherweise benötigt werden, um komplexe Probleme zu koordinieren und zu lösen oder Prioritäten zu setzen. Darüber hinaus sollte der Plan Auffrischungsschulungen für das Aufsichtspersonal und ausreichende Schulungen für Aushilfsbediener umfassen.

9. Erwägen Sie System-Upgrades und/oder -Renovierungen

Die Nebensaison ist auch die Zeit für eine Beratung, um festzustellen, ob das System und der Betrieb von einem Upgrade, einer Renovierung oder anderen Arten der Erneuerung von Komponenten oder Schnittstellengeräten profitieren können. Eine System- oder Geräteerneuerung ist eine Überlegung wert, um den zukünftigen Betrieb zu unterstützen und Ihr Unternehmen so in die Zukunft zu führen. Solche Ersetzungen erfordern oft ein hohes Maß an Risikoplanung, und alle Beteiligten sollten das Projekt sorgfältig planen, um unnötige Störungen des täglichen Betriebs zu vermeiden.

Holen Sie sich den vollständigen Überblick: Lesen Sie unseren Leitfaden zur E-Commerce-Logistik für Paketverteiler.

Fazit

So wie Sie nicht bis zur letzten Minute warten würden, um ein Feiertagstreffen für die ganze Familie vorzubereiten, sollten Sie die Vorbereitung Ihres KEP-Verteilzentrums auf die Hochsaison nicht aufschieben.

Eine rechtzeitige Planung, an der sowohl Betriebs- als auch Wartungsfachleute beteiligt sind, kann Folgendes umfassen: Beratung von Daten vergangener Feiertagssaisonen, Durchführung von Simulationen, Durchführung vorbeugender Wartungsprogramme, Erstellung eines Notfallplans, Sicherstellung einer angemessenen Personalbesetzung und Schulung und mehr.

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