Análisis de datos: cómo los responsables de almacén pueden aprovechar al máximo el potencial de los datos de su MHS y qué deben tener en cuenta

Los datos son el enfoque actual para mejorar la eficiencia operativa y la disponibilidad del sistema. O, más exactamente, los datos pueden ser el enfoque más eficiente y rentable para mejorar la eficiencia operativa y la disponibilidad del sistema.

Las decisiones proactivas basadas en datos cambian las reglas del juego en el sector y son un recurso extremadamente valioso para cualquier operación de almacén. Mediante la implementación del espectro completo de servicios de datos modernos, un almacén puede mejorar los dos aspectos más importantes de su sistema de manipulación de materiales (MHS): la eficiencia operativa (la eficiencia con la que el sistema mueve los artículos) y la disponibilidad del sistema (el tiempo de actividad del sistema, que depende en gran medida de las actividades de mantenimiento).

Pero, ¿cómo deben abordar los responsables de almacén la elección entre las diferentes soluciones basadas en datos? ¿Qué servicios basados en datos son imprescindibles? Descubra las respuestas en este artículo, además de las ventajas competitivas que un número cada vez mayor de responsables de almacén ya están obteniendo al haber implementado una operación de MHS basada en datos.

¿Por qué cada vez más propietarios de MHS eligen el soporte basado en datos?

Antes de entrar en la lista de verificación de los elementos imprescindibles basados en datos, demos un paso atrás: ¿Por qué es tan importante que los almacenes se asocien con un proveedor de servicios de MHS de clasificación con conocimientos sobre datos en primer lugar?

La mayoría de las operaciones de almacén experimentan la necesidad de fortalecer la competitividad, y una de las respuestas es intentar reducir los gastos operativos (OPEX) manteniendo un rendimiento estable. Dos de los indicadores principales en este esfuerzo son aumentar la disponibilidad del sistema y evitar el período muerto inesperado. El funcionamiento y el mantenimiento basados en datos son una adición importante en ambos esfuerzos.

Parte de la razón por la que algunos responsables de almacén consideran que las operaciones son costosas es el enfoque del servicio y el mantenimiento programados: tareas definidas con intervalos de tiempo específicos que generalmente resultan en grandes cantidades de período muerto planificado y una disminución crítica de la disponibilidad del sistema. El O&M basado en datos es la mejor manera de cambiar el enfoque del servicio programado al servicio proactivo y basado en el estado, tanto en el hardware como en el software, lo que no solo resulta en menos período muerto, sino que también reduce casi con toda seguridad el coste general de O&M en un margen significativo.

El mantenimiento predictivo basado en datos también es la mejor práctica cuando se trata de evitar las consecuencias altamente costosas del período muerto inesperado. Al mantenerse alerta y proactivos a través del análisis de datos, los equipos de O&M pueden gestionar los posibles problemas antes de que alcancen su clímax más perjudicial: una parada total del sistema. La mayoría de los almacenes tienen margen para ventanas de servicio, pero el período muerto inesperado es un verdadero problema. Este es el momento en que la gente está en el trabajo y hay que cumplir los plazos de envío.

En general, el incentivo para reemplazar el O&M tradicional basado en la programación con el O&M basado en datos de diagnóstico es fuerte. Esta es la razón por la que cada vez más operaciones de almacén se asocian con proveedores de sistemas que se especializan en un enfoque basado en datos para el O&M.

Cómo es posible una operación basada en datos

Si bien los servicios de diagnóstico basados en datos pueden parecer complicados y difíciles de lograr, algunos de los proveedores de sistemas más vanguardistas de la industria han descifrado con éxito el código del análisis de datos.

Sus modelos de diagnóstico son extremadamente precisos en la identificación de problemas y escenarios. Además, debido a que el proveedor del sistema ayuda a otros sitios, aprender de un problema que ocurre en un sitio evitará que el mismo problema ocurra en otros sitios: las herramientas de supervisión y diagnóstico del proveedor de sistemas funcionarán como el ojo en el cielo que ayuda a todas las operaciones de almacén involucradas a lograr un mayor nivel de disponibilidad del sistema.

Otra condición previa para una operación basada en datos es la gente: especialistas en datos que trabajan junto con especialistas en sistemas para analizar los datos y diseñar los modelos de diagnóstico correctos.

Los especialistas son vitales y tienen una profunda comprensión de los sistemas. Cuando esto se vincula con el conocimiento de los ingenieros, técnicos y otros especialistas que construyeron el sistema en primer lugar, se convierte en una fuerza poderosa al unísono con los datos.

La combinación de datos y especialistas en sistemas es lo que hace posible una operación basada en datos.

¿Qué deben esperar los responsables de almacén del soporte de su sistema?

Entonces, ¿cómo pueden los responsables de almacén asegurarse de que encuentran el socio adecuado para las operaciones basadas en datos?

En primer lugar, como base, el responsable de almacén, como propietario del sistema, debe priorizar un socio que:

1. Esté especializado en el MHS de la empresa, preferiblemente de la empresa que diseñó el sistema.
2. Ofrezca servicios basados en datos para cada aspecto del servicio y el soporte del sistema, especialmente el O&M, para mejorar el funcionamiento en tiempo real, prevenir averías (y mantener la ciberseguridad) y garantizar soluciones eficaces si algo va mal.
3. Ofrezca una línea directa 24/7/365 donde los especialistas sean directamente accesibles y trabajen de forma proactiva en lugar de ‘solo’ reactiva (más sobre esto más adelante).

¿Qué más pueden esperar los responsables de almacén antes de embarcarse en el viaje basado en datos?

Mejorar

El propósito principal de los servicios de la categoría ‘Mejora’ es permitir a los propietarios de MHS optimizar de forma proactiva el flujo de inventario y las tasas de distribución de la operación del almacén, evitando al mismo tiempo el período muerto durante las operaciones, basándose en datos en vivo y modelos de diagnóstico.

Los ‘servicios de mejora’ consisten en una serie de programas de diagnóstico y supervisión a nivel operativo y de sistema, además de una gama de paneles para facilitar la gestión y el seguimiento de los datos operativos y de mantenimiento.

Análisis en tiempo real

El análisis en tiempo real desbloquea información detallada sobre el estado del sistema y el rendimiento operativo mediante una solución basada en la nube. Los datos se convierten en planes prácticos sobre cómo optimizar el sistema específico y el rendimiento operativo en tiempo real.

Se pueden diseñar paneles personalizables para presentar los datos y la información práctica para cada nivel de la operación del almacén: operaciones, mantenimiento y gestión.

Además, el responsable de almacén puede obtener análisis en tiempo real con un estado en vivo de los procesos dentro del MHS, tales como: manipulación de estaciones de mercancías a persona, picking, embalaje, reposición, excepciones y recirculación.

Un ejemplo de la industria del almacenamiento y la distribución es el análisis automático de datos de un centro de distribución con un sistema de clasificación que consta de dos clasificadores con algunos niveles de capacidad realmente desconcertantes. Los dos sistemas de clasificación funcionaron extremadamente bien, logrando una tasa de utilización cercana a la capacidad teórica. Sin embargo, la alta utilización del sistema no se reflejó en una productividad igualmente alta. Los datos revelaron que los dos sistemas estaban mal configurados y cruzaban artículos de un lado a otro. Basándose en estos conocimientos, se identificaron las soluciones más eficientes, y el resultado fue un sistema mucho más eficaz con menos trabajo y solo el cruce necesario entre sistemas.

Cómo los modelos de diagnóstico conducen a un rendimiento optimizado

Los modelos de diagnóstico basados en datos comprueban continuamente el estado operativo del sitio para identificar cualquier problema en desarrollo antes de que surja. Los modelos de datos de los clientes procesan datos 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año para detectar tendencias adversas y tomar contramedidas específicas que ayudarán a mejorar la eficiencia y reducir los costes.

Por ejemplo, el análisis automático de datos del número de no lecturas (artículos jackpot) identificó las causas y redujo el número de rechazos en más de un 70 por ciento.

Al identificar las tendencias antes de que se conviertan en eventos que afecten al estado del sistema, los modelos de diagnóstico basados en datos también limitan significativamente el riesgo de paradas inesperadas. Estas son las paradas que ponen de rodillas a los almacenes al obstaculizar las operaciones durante horas o incluso días.

A nivel de componente, la supervisión continua automatizada de los parámetros operativos, como la vibración y la temperatura, puede detectar anomalías que pueden indicar el riesgo de fallo en el hardware o en el software.

Un ejemplo de esto es cuando el centro de diagnóstico aprendió de los paneles que había habido una caída repentina en el rendimiento del escáner en una unidad de inducción en un sitio específico. El problema se identificó como una cubierta metálica que bloqueaba la trayectoria de escaneo. Después de que un ingeniero local ajustara la cubierta, el rendimiento del escáner volvió a la normalidad.

En general, a través de una combinación de supervisión e intervención temprana y proactiva de la línea directa, el responsable de almacén puede aplicar una estrategia de mantenimiento basada en el estado para maximizar el flujo de artículos y las tasas de distribución. Este es un enfoque mucho más rentable para el mantenimiento que el mantenimiento programado convencional.

Prevención y gestión de la ciberseguridad

Hoy en día, se requieren servicios preventivos para garantizar una plataforma de ejecución del sistema estable. Muchas demandas legislativas requieren acciones preventivas y de protección, como la identificación y el abordaje de los ciberriesgos conocidos. El objetivo final es lograr una mayor preparación del sistema y estar lo más preparado posible con un enfoque equilibrado de inversión/riesgo.

Un buen proveedor de sistemas tiene expertos en su lugar para supervisar el nivel de riesgo de la plataforma del sistema y para tomar las medidas preventivas necesarias. Los expertos deben acceder al sistema a través de un proceso que esté bien documentado en cada paso y que cumpla con los más altos estándares de gestión de la seguridad.

Hoy en día, la certificación ISO 27001 se considera el estándar de oro para la gestión de la seguridad de la información y lo mínimo que se puede esperar de un proveedor de sistemas que gestiona el acceso al sistema. También corresponde al responsable de almacén garantizar que el acceso a su MHS y a los controles cumpla con las mejores prácticas reconocidas a nivel mundial. Un proveedor de sistemas solo puede obtener dicha certificación si supera una auditoría realizada por especialistas en ciberseguridad aprobados externamente, certificación que debe renovarse dentro de un plazo predeterminado.

La ciberseguridad es un aspecto cada vez más importante de la ‘Prevención’. La gestión de la seguridad en la ciberseguridad debe, como medida mínima, incluir también la gestión de antivirus, la gestión de la inspección y la gestión de parches y vulnerabilidades. De nuevo, el proveedor de servicios debe tener procesos probados para probar cualquier posible impacto en un sitio, incluyendo la evaluación de si se requiere una actualización para un sitio específico.

Hay muchas razones para priorizar la obtención de la gestión de la seguridad del proveedor de MHS: los responsables de almacén obtendrán continuidad operativa y fiabilidad, así como la garantía de que toda la organización cumple con las regulaciones. Una configuración buena y certificada también minimiza las pérdidas debidas a posibles ciberataques y protege la operación del almacén de sufrir un golpe financiero debido, por ejemplo, al período muerto del sistema durante las temporadas altas.

Con todo lo anterior cubierto, solo queda un riesgo: las circunstancias inusuales.

Asegurar

Todo el mundo quiere sentirse seguro con el baluarte adecuado contra los peores escenarios, esto incluye tener una estructura de línea directa en su lugar para asegurarse de que cualquier avería, problema de hardware o error de software se solucione de la manera más rápida y eficiente posible.

Los mejores servicios de línea directa se centran en personal proactivo disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año, que son especialistas en sistemas con la combinación adecuada de antigüedad y habilidades. En caso de un incidente, es crucial que el responsable de almacén tenga acceso inmediato y directo a estos especialistas.

Todo responsable de almacén estaría de acuerdo en que, en el caso de una emergencia real del sistema, no hay tiempo para sentarse en una cola telefónica interminable en un sistema telefónico digital, pidiendo que le pongan en contacto con los especialistas reales.

Soporte especializado

Otro aspecto importante de los servicios de línea directa modernos de hoy en día es el soporte especializado. Los propietarios del sistema siempre deben recibir soporte directamente de un especialista que comprenda su sistema y sea capaz de solucionar errores de software de forma remota. Dicho especialista ofrecerá asistencia rápida y especializada para que las operaciones vuelvan a funcionar en la medida mínima de tiempo.

Los verdaderos expertos de la línea directa no solo trabajan en la resolución de incidentes, sino que también proporcionan un análisis de la causa raíz posterior, para ayudar al propietario del sistema a tomar decisiones informadas y basadas en datos para realizar mejoras en el sistema. Si se produce un incidente y está relacionado con el software, los servicios de línea directa incluirán la corrección de errores de software y no habrá discusiones sobre el pago antes de que se pueda solucionar un problema.

Gestión del cambio

Además, se aconseja elegir un proveedor de sistemas que ofrezca una gestión del cambio eficiente en caso de incidentes.

Como ejemplo, debe haber procedimientos probados de gestión del cambio para las actualizaciones de software, de modo que el propietario del sistema tenga el control de la gestión de riesgos y los procedimientos de respaldo que estén en su lugar.

Conclusión: Los servicios basados en datos cambian las reglas del juego en todos los sentidos

Las operaciones de almacén que adopten con éxito todo el potencial de los servicios modernos basados en datos obtendrán enormes beneficios de rendimiento.

Un enfoque de servicio basado en datos y de diagnóstico puede mejorar casi todos los aspectos de la operación del almacén:

• Mejorar el rendimiento y la disponibilidad en tiempo real
• Prevenir problemas operativos y de ciberseguridad y averías
• Asegurar la solución más eficiente y rápida en caso de cualquier emergencia imprevista

Las operaciones de almacén siempre han hecho todo lo posible para aumentar el flujo de inventario y las tasas de cumplimiento de pedidos. Dado el nivel actual de competencia en la industria, este enfoque se ha agudizado aún más. Desafortunadamente, el objetivo de limitar el período muerto ha resultado involuntariamente en cantidades significativas de período muerto planificado debido a la dependencia singular de la industria del mantenimiento programado.

Los servicios de diagnóstico basados en datos cambian toda la narrativa. El servicio predictivo y basado en el estado es ahora una opción. El período muerto planificado se puede evitar casi por completo. La transparencia total y en tiempo real sobre cómo está funcionando el sistema y cómo se puede optimizar el rendimiento está disponible. La suma de todas esas partes es que la operación de almacén perfectamente ejecutada ahora está al alcance.

La clave son los datos, pero en un sentido mucho más práctico, la clave es asociarse con el proveedor de servicios adecuado, uno que entienda cómo desbloquear el potencial masivo del análisis de datos. Esto incluye una línea directa 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año, un equipo de diagnóstico dedicado y especializado y una unidad de supervisión que siempre está analizando los resultados de los datos de diagnóstico para ayudar a los clientes a mantenerse fuera de problemas y al tanto del rendimiento.

En el futuro, la incorporación del análisis de datos en el servicio y el mantenimiento será un diferenciador competitivo clave en la industria. En verdad, la carrera ya ha comenzado.