In bestimmten KEP-Umgebungen kann die Entscheidung für eine externe Betriebs- und Wartungslösung (O&M) anstelle der Verwendung interner O&M-Mitarbeiter wirtschaftlich sinnvoller sein. Wir untersuchen, warum eine O&M-Lösung für KEP-Betreiber einer internen Lösung vorzuziehen sein kann.
Hinweis: Dieser Text wurde ursprünglich auf Englisch verfasst und mithilfe von KI übersetzt.
Von Franco Migliorati und Bert van Willigen
Moderne automatisierte Sortiersysteme können komplex sein und ein gewisses Maß an Fachwissen erfordern, bevor KEP-Betreiber die optimale Systemleistung mit der größten Verfügbarkeit erzielen können.
Für traditionelle KEP-Unternehmen wie Postämter war es üblich, parallel zur Entwicklung ihrer Sortieranlagen eigene Betriebs- und Wartungsabteilungen aufzubauen. Als die staatlichen Postorganisationen zunehmend mechanisiert wurden, mussten sie sicherstellen, dass sie robust und unabhängig sein konnten, mit eigenen Ingenieuren auf der Baustelle.
Als die KEP-Branche wettbewerbsfähiger wurde, stellten einige KEP-Unternehmen in Frage, ob es kostengünstiger wäre, ihre O&M-Arbeiten auszulagern. Vielleicht würden sie durch die Inanspruchnahme externer O&M-Unterstützung eine größere Flexibilität und das richtige Wissen und die richtigen Fähigkeiten erlangen, um ihre Systemleistung zu optimieren.
Eine externe O&M-Lösung (oder ein Residential Service) ermöglicht es einem KEP-Unternehmen, sich vollständig von seinen O&M-Anforderungen zu entlasten.
Ein Residential Service stellt sicher, dass das vom Betreiber verwendete System oder die Technologie die erforderliche Funktionalität für einen definierten Zeitraum zu einem definierten Preis liefert. Das ultimative Versprechen von Residential Services ist, dass der Dienstleister sicherstellt, dass der KEP-Betreiber seine Verpflichtungen gegenüber seinen Endkunden zu einem angemessenen Preis erfüllen kann. Jeden Tag des Jahres. Jahr für Jahr.
Während Residential Services traditionell auf der Baustelle eingesetzt wurden, sehen wir die Entwicklung von mehr Remote-Services. Mit datengesteuerter präventiver und prädiktiver Wartung werden Systemausfälle seltener. Es ist sogar möglich, Prozesse gut zu betreiben, ohne einen Ingenieur auf der Baustelle zu haben oder mit einem eingeschränkten ‚partiellen Residential Service‘-Setup, insbesondere nachdem das Residential Services-Team die Mitarbeitenden des Kunden geschult hat.
Durch die Inanspruchnahme von Residential Services können KEP-Betreiber erhebliche Vorteile erzielen, was erklären könnte, warum viele Betreiber zunehmend extern nach ihren O&M-Lösungen suchen. Wir betrachten die Vorteile der Reihe nach.
Erstens sind extern betriebene Residential Services oft kostengünstigere O&M-Lösungen als „eigene“ O&M-Abteilungen innerhalb des KEP-Geschäfts.
Die Bedürfnisse jedes KEP-Unternehmens sind nicht immer gleich. Ein Unternehmen benötigt möglicherweise nicht immer eine 100-prozentige Systemleistung; es kann sein, dass es 80 Prozent des Jahres seine Abläufe mit weniger bewältigen kann. Externe Residential Services sind in der Lage, genau das richtige Maß an Service zu bieten, das der Betreiber benötigt, und ihn nicht zu überversorgen. In einigen Fällen kann er auch je nach den Anforderungen des Betreibers im Laufe des Jahres auf- und abskalieren.
Residential Service-Teams können auch mehr Flexibilität und Verfügbarkeit bieten. Wenn eines seiner Teammitglieder erkrankt, ist es einfacher, eine Notfallplanung mit Residential Service-Teams sicherzustellen als mit Ihren eigenen Mitarbeitenden.
Umgekehrt kann die Notfallplanung für KEP-Unternehmen mit internen Teams schwierig sein, da die Teams in ihren Ressourcen, in der Vielfalt der von ihnen erbrachten Dienstleistungen und in der Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit begrenzt sind.
Ein wesentlicher Vorteil der Inanspruchnahme von Residential Services ist das branchenweite Wissen, das sie mit sich bringen. O&M-Anbieter haben viele O&M-Verträge auf der ganzen Welt und haben daher einfachen Zugang zu fundiertem Wissen von einer qualifizierten globalen Belegschaft – von Experten der ersten, zweiten und dritten Ebene. Der Zugang zu diesen erfahrenen Fachleuten eröffnet dem KEP-Betreiber auch potenzielle Chancen und Innovationen in der Branche.
Mit dieser umfassenden Erfahrung und diesem Know-how haben Residential Service-Anbieter die Einsicht zu wissen, was für einen KEP-Kunden funktioniert hat, möglicherweise keine effektive Lösung für einen anderen Kunden ist. Residential Service-Teams basieren auf einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und der besten Praktiken und verfügen daher über das aktuellste Wissen und die neuesten Innovationen.
Ein internes O&M-Team hat jedoch möglicherweise keinen Zugang zu dem technischen Fachwissen, über das das Residential Services-Team verfügt, oder kennt die präventiven oder korrektiven Maßnahmen, die durchgeführt werden müssen. Es hat auch keinen direkten Zugang zu der globalen Supportstruktur, die den externen O&M Residential Services-Teams zur Verfügung steht.
Residential Services können auch die Mitarbeitenden des KEP-Betreibers schulen, um die optimale Leistung ihrer Sortiersysteme zu erzielen. Je mehr Schulungen, Coachings und Anleitungen die operativen Mitarbeitenden erhalten – sowohl die Teams vor Ort als auch das Management vor Ort –, desto größer ist die Möglichkeit, einen reibungslosen Betrieb, einen höheren Systemausstoß und weniger Ausfälle zu erzielen.
Residential Service-Teams werden oft zu Mentoren oder Fachexperten, auf die sich die KEP-Mitarbeitenden verlassen können, um ihre Fähigkeiten und Leistungen zu entwickeln und zu verbessern.
Für KEP-Unternehmen mit eigenen O&M-Teams kann die Schulung eine erhebliche und fortlaufende Verantwortung darstellen. Die Aufbewahrung von Organisations- und Betriebswissen wird dann für das Unternehmen problematisch, da alle neuen Mitarbeitenden erneut geschult werden müssen. Da immer mehr KEP-Betreiber ein höheres Maß an Mitarbeitendenausbildung anstreben, besteht die weitere Gefahr, dass diese hochqualifizierten O&M-Mitarbeitenden das Interesse verlieren, da weniger Ausfälle auftreten.
Die beste Form der Residential Services-Lösung, die ein KEP-Betreiber von seinem Residential Services-Anbieter erwarten kann, ist eine Partnerschaft, die auf Vertrauen und Transparenz basiert. Die Zusammenarbeit mit einem engagierten Team, das die Besonderheiten seines Geschäfts kennt, kann dem KEP-Betreiber helfen, sein Kundenversprechen von pünktlichen und vollständigen Lieferungen zu erfüllen.
Eine effektive O&M-Lösung mit echter Partnerschaft geht über die vertraglich vereinbarte Leistung der O&M und die Erfüllung der KPIs hinaus. Es geht darum, Verantwortung zu übernehmen und dem KEP-Betreiber täglich klarzumachen, dass das O&M-Team den bestmöglichen Service bietet, um sicherzustellen, dass er seinen Verpflichtungen gegenüber seinem Endkunden nachkommen kann. Berichterstattung und Transparenz sollten klare Informationen darüber enthalten, wann der Anbieter etwas versäumt hat und wo es Verbesserungspotenzial gibt.
Wichtig ist, dass ein Residential Services-Team am langfristigen Erfolg des KEP-Geschäfts interessiert ist und nicht an einem kurzfristigen Gewinn. Die Mission des O&M-Dienstleisters ist es, mit einer langfristigen Perspektive zu führen, mit der Fähigkeit, strategische Richtungen festzulegen, die langfristig Wert und Qualität liefern.
In den heutigen, unter Druck stehenden Paketumgebungen ist die Nutzung von Data Analytics eines der Werkzeuge, die ein KEP-Betreiber beherrschen muss.
Data Analytics ist jedoch kein einfaches Werkzeug. Es ist eine Sache, ein Dashboard vom Typ Verkehrsampel zu haben, aber es ist eine andere, diese fortschrittlichen Werkzeuge zu nutzen, um wirklich zu verstehen, wie die Sortiermaschinen im täglichen Prozess arbeiten. Dateningenieure können sich einen Betrieb ansehen und buchstäblich destillieren, wie er heute funktioniert hat, um den Betrieb von morgen zu verbessern.
Durch den Zugang zu den Datenexperten eines Residential Services-Teams erhalten KEP-Betreiber Fachwissen darüber, wie sie Daten auf einer höheren Ebene nutzen können. Datenexperten sind in der Lage, Daten zu interpretieren, das im Verborgenen liegende ans Licht zu bringen und tiefere Einblicke zu gewinnen. Da interne Teams in der Regel keinen Zugang zu diesem Fachwissen haben, können Residential Services eine Wissenslücke gekonnt schließen.
Ohne eine tragfähige O&M-Unterstützung werden viele KEP-Betreiber nicht in der Lage sein, mit optimaler Leistung zu arbeiten. Die Entscheidung, Residential Services auszulagern, ist eine sehr kostengünstige Lösung für das KEP-Unternehmen, dem bestimmte Fähigkeiten fehlen oder das seine Abläufe nicht überlasten möchte oder keine Notfallpläne hat, wenn seine O&M-Ressourcen begrenzt sind. Darüber hinaus erhalten KEP-Betreiber branchenweites Wissen von erfahrenen Fachleuten, die mit dem aktuellsten Wissen und den neuesten Innovationen in Berührung kommen.
