Cómo preparar su centro de distribución para las temporadas altas del comercio electrónico

Por Mark Sibley

Los consumidores recurren cada vez más a las compras navideñas en línea. Solo en Estados Unidos, el gasto en comercio electrónico navideño en 2019 aumentará un 13,2 por ciento, hasta los 135 350 millones de dólares. Eso es más de tres veces la tasa de crecimiento del gasto minorista total. Tradicionalmente, la temporada navideña dura aproximadamente un mes, definido en los EE. UU. como el período entre el Día de Acción de Gracias (el cuarto jueves de noviembre) y la Navidad.

Sin embargo, la temporada alta de comercio electrónico ya no se trata solo de entregar los regalos de Navidad a tiempo. Con alrededor del 40 por ciento de las ventas de comercio electrónico devueltas, la temporada alta se ha extendido hasta bien entrado enero. Combinado con la globalización de las festividades regionales, los distribuidores podrían estar considerando una rueda anual de múltiples temporadas altas.

La erupción masiva de envíos durante períodos de tiempo relativamente cortos es un desafío para los distribuidores, por varias razones: 1) Los sistemas y equipos están sobrecargados, lo que aumenta el riesgo de averías en el momento de mayor actividad; y 2) La necesidad de personal adicional a menudo se cubre con personal temporal, que no tiene el mismo nivel de formación y experiencia para manejar situaciones críticas.

Elegir el nivel de capacidad de su sistema de clasificación es una decisión relativamente permanente; aumentar o disminuir la escala de los sistemas de clasificación no se hace de la noche a la mañana. Como tal, los niveles de actividad fluctuantes en la distribución a lo largo del año dificultan la decisión sobre el alcance de un sistema de clasificación. ¿Debería diseñar un sistema de clasificación de comercio electrónico basado en los niveles de actividad regulares con el riesgo de trabajar muy por encima de la capacidad durante la temporada alta? ¿O optar por un sistema con mayor capacidad para adaptarse fácilmente a los momentos de mayor actividad con el riesgo de pagar por un exceso de capacidad?

Para encontrar el equilibrio adecuado, le recomendamos que tenga en cuenta los siguientes consejos en combinación con el diseño de su sistema de clasificación basado en las proyecciones de la combinación de paquetes.

Lea más sobre la planificación de la capacidad: “¿Cómo acertar con la combinación de paquetes para su centro de distribución?”

Consejos para la preparación de la temporada alta de comercio electrónico

Una preparación adecuada para la temporada alta es fundamental para hacer frente a las interrupciones estacionales en el comercio electrónico, al tiempo que se mantiene el nivel de servicio que esperan sus clientes. Los siguientes consejos se basan en “Handling the Holidays with a Peak Season Plan” de Mark Sibley, vicepresidente de Customer Support de BEUMER Corporation.

1. Planifique con suficiente tiempo de anticipación

Comience con tres a cinco meses de anticipación para identificar, documentar y analizar las áreas de riesgo potencial. También es necesario un amplio tiempo de anticipación para implementar, probar y evaluar nuevos procesos. Su plan de temporada alta debe cubrir los sistemas clave, el personal, el mantenimiento y los procesos operativos.

2. Utilice datos históricos

Un plan para el futuro siempre se beneficia de una mirada al pasado. El examen y la evaluación de sus registros de mantenimiento y operativos le ayudarán a identificar problemas sistémicos o áreas de preocupación anteriores. Saber dónde se produjeron los cuellos de botella en el pasado le ayudará a desarrollar un plan de acción eficaz.

Documentar y rastrear los eventos cotidianos ahora le ayudará a identificar las áreas de vulnerabilidad durante la planificación de la temporada alta. Debe capturar datos sobre fallos de equipos, paradas no programadas en transportadores o equipos de clasificación, interrupciones en el flujo de pedidos, así como reducciones en los niveles de servicio y el rendimiento. Con la documentación regular y solo media hora de revisión de estos diagnósticos, podría ahorrarse cuatro horas de período muerto durante la temporada alta.

«Con la documentación regular y solo media hora de revisión de estos diagnósticos, podría ahorrarse cuatro horas de período muerto durante la temporada alta.»

3. Simule con pruebas de carga máxima

Las pruebas de resistencia de los equipos son una forma eficaz de simular condiciones de alta demanda. Una buena práctica es realizar la prueba de cuatro a seis semanas antes del inicio de la temporada. Una forma de probarlo es retener hasta la mitad del rendimiento normal de un día y luego enviarlo todo durante un período comprimido de tres a cuatro horas para replicar el volumen máximo y las condiciones de funcionamiento.

Cualquier tipo de prueba del sistema requiere observar y documentar los resultados en preparación para la mejora de los procesos y la formación. Como tal, los observadores deben recibir instrucciones sobre qué observar y cómo capturar la información. Por ejemplo, si experimenta una mayor tasa de “no lecturas” en la inducción de la clasificación, puede evaluar si los operadores están colocando el producto incorrectamente o si la calidad de las etiquetas se ha visto comprometida.

Lea más sobre el manejo de paquetes no leídos.

4. Confíe en el mantenimiento preventivo

Los sistemas de alta tecnología y alto rendimiento funcionan mejor con programas de mantenimiento preventivo que siguen las recomendaciones del fabricante.

El mantenimiento preventivo se puede comparar con un chequeo físico anual. Los técnicos realizan estas tareas de mantenimiento cuando todo sigue funcionando sin problemas para evitar futuras averías o problemas de mantenimiento de emergencia (Fuente). Para el mantenimiento de los sistemas de clasificación, las recomendaciones suelen basarse en el número de horas de funcionamiento.

Como parte de su captura de datos regular sobre el estado de los equipos, así como en relación con las pruebas de resistencia, debe inspeccionar los componentes que son particularmente vulnerables al desgaste durante la temporada alta, incluidos el cableado, las fotocélulas y los sensores, y los motores y las alineaciones de las correas.

Consulte con sus proveedores de sistemas y piezas de repuesto en relación con el aumento de los intervalos de mantenimiento. También pueden proporcionar formación de actualización para el personal de mantenimiento sobre la resolución de problemas y la reparación rápida.

5. Elabore un plan de respuesta ante emergencias

Con un plan de mantenimiento preventivo en marcha, también es importante revisar su plan de mantenimiento de emergencia para asegurarse de que cuenta con la experiencia, los socios y las piezas necesarias para hacer frente al aumento de las horas de funcionamiento y las condiciones de múltiples turnos de la temporada alta. Como parte del plan de respuesta ante emergencias, identifique los equipos clave que podrían detener las operaciones en caso de que se desconecten.

6. Colabore con el departamento de TI

Las operaciones de CEP actuales están impulsadas por la TI y, como tales, el soporte de TI 24 horas al día, 7 días a la semana es fundamental. Debe tener un proceso de respuesta de TI en marcha, que incluya cómo, cuándo y a quién contactar en caso de fallo del sistema.

Asegúrese de que su personal de TI in situ tenga la formación y el nivel de experiencia adecuados para solucionar y gestionar posibles problemas de TI. Y asegúrese de que tengan acceso al soporte técnico de sus socios de equipos para obtener asistencia remota, si es necesario.

7. Invierta en piezas de repuesto

Su plan de mantenimiento y respuesta para la temporada alta le ayudará a identificar qué piezas de repuesto usted y sus socios de equipos deben tener disponibles para reparaciones rápidas. Siempre revise su inventario de piezas de repuesto antes de la temporada alta.

8. Asegure una dotación de personal y una formación adecuadas

Ningún plan de temporada alta está completo sin un componente de fuerza laboral. El plan debe exigir niveles de personal suficientes para todos los turnos, incluidos los asociados de producción, el personal de supervisión, los equipos de mantenimiento, los recursos de TI y los miembros del equipo de nivel gerencial que puedan ser necesarios para ayudar a coordinar y resolver problemas complejos o establecer prioridades. Además, el plan debe incluir formación de actualización para el personal de supervisión y formación suficiente para los operadores temporales.

9. Considere las actualizaciones y/o reacondicionamientos del sistema

La temporada baja es también el momento para que una consultoría vea si el sistema y las operaciones pueden beneficiarse de una actualización, un reacondicionamiento u otros tipos de renovación de componentes o equipos de interconexión. Vale la pena considerar una modernización del sistema o del equipo para apoyar las operaciones futuras y, al hacerlo, impulsar su negocio hacia el futuro. Tales reemplazos a menudo requieren un alto grado de planificación de riesgos, y todas las partes interesadas deben planificar cuidadosamente el proyecto para evitar interrupciones innecesarias en las operaciones diarias.

Obtenga la visión completa: Lea nuestra guía de logística de comercio electrónico para distribuidores de paquetería.

Conclusión

Así como no esperaría hasta el último minuto para preparar una reunión festiva para toda la familia, no debe posponer la preparación de su centro de distribución de CEP para la temporada alta.

La planificación oportuna, que involucra tanto a profesionales de operaciones como de mantenimiento, podría incluir: consultar datos de temporadas festivas pasadas, ejecutar simulaciones, ejecutar programas de mantenimiento preventivo, elaborar un plan de respuesta ante emergencias, garantizar una dotación de personal y una formación adecuadas, y más.

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