¿Cómo acertar con la combinación de paquetes adecuada para su centro de distribución?

Por Bjarne D. Johansen

Cuando un proveedor de servicios de mensajería urgente y paquetería (CEP) está planificando un nuevo centro de distribución, o rediseñando uno existente, necesita tener una idea casi exacta de los paquetes entrantes en términos de volumen, tamaños, formas y destinos. Todos estos factores conforman la combinación de paquetes de un centro, también conocida como combinación de productos.

¿Por qué es importante definir la combinación de paquetes?

Un artículo enviado tiene cuatro dimensiones: anchura, longitud, profundidad y peso. La combinación de paquetes se calcula conociendo las medidas mínima, máxima y media de los paquetes que llegan al centro para su procesamiento. La mayoría de los distribuidores tienen una idea bastante clara de estas cifras basándose en su estrategia empresarial general, pero a menudo existe una laguna de información en lo que respecta a su flujo de división, es decir, cuántos de los paquetes de medida mínima, máxima y media se espera que lleguen. Hay varias maneras de hacer estimaciones, a las que volveremos más adelante.

La combinación de paquetes es el perfil de un centro de distribución y determina su funcionamiento de varias maneras:

La combinación de paquetes determina qué sistema de clasificación es óptimo

La combinación determina cómo debe diseñar un distribuidor su proceso de manipulación de paquetes y qué sistema de clasificación debe adquirir. Al diseñar un sistema de clasificación automatizado para un distribuidor, un diseñador de sistemas examinará el flujo de división esperado de los paquetes, así como el volumen de las diferentes categorías de tamaño, es decir, pequeño, grande y de tamaño irregular.

La combinación de paquetes determina a qué clientes atender

La composición de los tipos de paquetes que se envían por todo el mundo la determinan en última instancia los minoristas electrónicos. Ellos son los que deciden qué embalaje utilizar para sus productos. Las empresas de servicios de mensajería urgente y paquetería (CEP) deciden qué paquetes manipular y a qué precio en función de su estrategia general. A la hora de elegir socios de distribución, los minoristas electrónicos optan por distribuidores que tengan un perfil de paquetes coincidente. Es muy común que los minoristas electrónicos elijan distribuidores diferentes para tipos de paquetes diferentes. Por lo tanto, la combinación de paquetes a menudo determina con quién pueden y quieren hacer negocios las empresas de servicios de mensajería urgente y paquetería (CEP).

La combinación de paquetes ayuda a evaluar la eficiencia

En última instancia, la combinación de paquetes ayuda a los distribuidores a analizar si sus operaciones son eficientes. Los tipos de paquetes que se producen con más frecuencia deben ser los que se manipulen con mayor eficacia, es decir, los que se deleguen a la clasificación automatizada. Para que la capacidad de clasificación de un centro de distribución sea rentable, debe corresponderse con la combinación de paquetes proyectada, ya que esto afecta al coste por artículo manipulado, un indicador clave del negocio para las empresas de servicios de mensajería urgente y paquetería (CEP).

Las disrupciones están dificultando las proyecciones

La proyección de la combinación de paquetes se complica por al menos tres factores principales:

1. Las proyecciones se basan en datos históricos y, debido a que las tendencias en el comercio electrónico están cambiando tan rápidamente, estos datos a menudo no son indicativos de la futura combinación de paquetes.
2. La aparición de más minoristas electrónicos globales con diferentes estándares sobre cómo empaquetar los productos cambia drásticamente la composición general de los artículos que se envían en todo el mundo.
3. Debido a la falta de una verificación cruzada adecuada, el volumen y la variedad de paquetes que procesan los proveedores de servicios de mensajería urgente y paquetería (CEP) podrían desviarse de lo acordado en su contrato con los minoristas electrónicos. Como tal, los contratos en sí mismos a menudo son insuficientes para su uso en la proyección de la combinación de paquetes.

Dado que la combinación de paquetes es un factor crítico para determinar la viabilidad de sus modelos de negocio, los proveedores de servicios de mensajería urgente y paquetería (CEP) se enfrentan a una paradoja: si bien cada vez es más difícil proyectar la combinación de paquetes, nunca ha habido más en juego para acertar con la predicción.

Cómo mejorar la precisión de la combinación de paquetes

Monitorización en tiempo real

La mayoría de los operadores de servicios de mensajería urgente y paquetería (CEP) tienen una visión completa de los datos sobre los paquetes manipulados desde su software de auditoría ‘legal para comercio’. Este software permite al operador comparar el tamaño y el peso de cada paquete generados por el sistema con los datos reales procedentes de básculas electrónicas y escáneres de volumen. Este tipo de captura de datos se utiliza para supervisar los paquetes individuales, pero también proporciona una indicación en tiempo real de la combinación de paquetes, así como de los cambios estacionales.

Aunque la precisión obtenida de un sistema legal para comercio es increíblemente valiosa para supervisar los negocios de servicios de mensajería urgente y paquetería (CEP) y para verificar la combinación de paquetes, es un equipo caro. Como tal, requiere un cierto volumen de paquetes para justificar la inversión. Sin embargo, tener instalado un software legal para comercio tiene un beneficio adicional: los datos capturados por el software, incluyendo el tamaño y el peso del paquete, así como las imágenes del paquete de los seis lados, se pueden utilizar para otros fines, por ejemplo, en una situación de reclamación en la que se debe probar el estado de un paquete al entrar en un centro.

Confiar en los acuerdos con los clientes

Si el software legal para comercio no está disponible para el operador, normalmente determinará su combinación a partir de sus acuerdos con sus clientes, los minoristas electrónicos. Este enfoque no es completamente preciso, pero sí proporciona una indicación de qué artículos está manipulando.

Tenga en cuenta que los contratos actuales no necesariamente le ayudan a predecir la entrada de paquetes que va a ocurrir después del período de tiempo cubierto por el contrato dado. Para ello, los distribuidores necesitan:

• Hablar con sus clientes sobre qué tipo de artículos esperan enviar en el futuro
• Asegurarse de que tienen el acuerdo adecuado con los clientes
• Estar atentos a las tendencias emergentes

Cómo diseñar la clasificación basándose en la combinación de paquetes

Es tentador imaginar un único sistema de clasificación automatizado que pueda manipular todos los artículos y las diferentes combinaciones de paquetes. Y aunque es posible diseñar un sistema de este tipo, las opciones más comunes, en la práctica, son que los distribuidores opten por un único sistema que pueda clasificar la mayoría de los paquetes proyectados, o una combinación de dos sistemas que manipulen diferentes perfiles de paquetes. En cualquier caso, el objetivo es mantener la carga de trabajo de la manipulación manual al mínimo.

Con una configuración de dos sistemas, puede lograr una clasificación automatizada de casi el 100 por ciento. Sin embargo, tener sistemas separados para, por ejemplo, paquetes pequeños y grandes, respectivamente, requiere un cierto volumen de ambos tipos para justificar la inversión.

Leer más: “¿Paquetes pequeños o cartas grandes? Cómo los centros de distribución pueden gestionar el correo restante”.

Como hemos establecido, es muy difícil predecir los volúmenes de paquetes con certeza y, como resultado, los distribuidores a menudo operan con diferentes escenarios posibles y optan por que su sistema de clasificación central esté diseñado para tener flexibilidad y capacidad de respuesta integradas. De esta manera, el sistema de clasificación puede operar con diferentes escenarios con la posibilidad de expandir y contraer ciertos diseños para adaptarse a los cambios del mercado.

Leer más: “Cómo preparar su centro de distribución para las temporadas altas de comercio electrónico”.

En caso de que su división de paquetes no justifique una configuración de dos sistemas, tendrá que diseñar su sistema de distribución basándose en una configuración de un solo sistema que pueda manipular una amplia gama de paquetes.

Leer más: “Cómo mejorar el entorno de trabajo en los centros de distribución con un diseño ergonómico”.

Sin embargo, desde una perspectiva técnica, la clasificación de un solo sistema para múltiples tipos de paquetes plantea un desafío. Por ejemplo, si un sistema necesita ser capaz de manipular paquetes máximos con un tamaño de 120 x 80 x 60 cm y un peso de 35 kg, así como paquetes de medida mínima que son planos, de 10 x 10 cm de tamaño y pesan solo 50 gm, entonces estará cerca de operar en los límites de lo que es físicamente posible.

Especificar las características de un sistema automatizado para la clasificación futura es una de las razones por las que es tan importante tener estadísticas precisas de los paquetes, ya sea utilizando un software legal para comercio, consultando los acuerdos con los clientes, verificando los datos o una combinación de los tres. El uso de datos inexactos puede resultar en un sistema de manipulación automatizado con capacidad excesiva o insuficiente.

«El uso de datos inexactos puede resultar en un sistema de manipulación automatizado con capacidad excesiva o insuficiente.»

Por ejemplo, si cree que necesita un sistema que pueda manipular longitudes de paquetes de hasta 120 cm, pero resulta que nunca ha habido un paquete más grande de 100 cm en su centro de distribución, entonces podría tener que reconsiderar los requisitos de su sistema.

Obtenga la visión completa: Lea nuestra guía de logística de comercio electrónico para distribuidores de paquetería.

Conclusión

Acertar con la combinación de paquetes en términos de planificación de su clasificación es fundamental para la manipulación rentable de paquetes. Al final del día, el coste por artículo es un indicador clave del negocio, y la combinación de paquetes es en última instancia lo que decide si puede lograr una automatización rentable.

Nuestro consejo es que esté muy atento a los detalles de los datos de su combinación de paquetes. Incluso un pequeño lote de paquetes inesperados, no mecanizables, puede poner en riesgo su capacidad de clasificación si insiste en alimentarlos en un sistema automatizado.

Leer más: “¿Cómo lidiar con los paquetes no leídos?”

Al diseñar un sistema de clasificación basado en la combinación de paquetes proyectada, los operadores de servicios de mensajería urgente y paquetería (CEP) deben tener en cuenta las incertidumbres descritas en este artículo. Entonces, los operadores deben considerar lo siguiente: ¿Sería suficiente una configuración simple, que pueda manipular la mayoría de los tipos de artículos, o necesitaría una solución más optimizada con flexibilidad y capacidad de respuesta integradas para adaptarse a los cambios del mercado?

Para un distribuidor de paquetes más pequeño, un solo sistema que pueda manipular más o menos todos los tipos de artículos podría tener mucho sentido, ya que seguirá siendo una solución más eficaz en comparación con la manipulación manual, y vendrá con una calidad de clasificación y captura de datos igual o superior.

5 cosas a tener en cuenta para su sistema de clasificación automatizada

Las tendencias emergentes en el comercio electrónico global hacen que sea cada vez más difícil saber cuál es la solución adecuada para la clasificación automatizada de paquetes.

Para empezar, descargue nuestra guía para distribuidores de paquetería de comercio electrónico: “5 cosas a tener en cuenta para su sistema de clasificación automatizada”.